Guia Completo sobre Outsourcing de Impressão

Guia Completo sobre Outsourcing de Impressão

Neste artigo vamos explicar o que é e como funciona o outsourcing de impressão.

Para início de conversa, responda essa pergunta: você sabe quanto sua empresa gasta com impressão e xerox por mês? Se sabe, consegue estimar o quanto poderia reduzir esse valor se evitasse todos os gastos desnecessários?

Pode parecer insignificante em um primeiro momento, mas acredite: ao colocar no papel o quanto de papel é gasto em vão, o gasto gerado para manutenção e reposição de equipamento e o tempo valioso perdido para resolver problemas relacionados a esse departamento, o resultado é surpreendente, mas para o lado negativo.

Entender a utilidade e como funciona o outsourcing de impressão significa para muitas empresas:

O fim da perda de material miúdo, mas oneroso quando recorrente, em razão do desconhecimento dos funcionários sobre a operacionalização do equipamento, de como imprimir ou xerocar usando os 2 lados da folha, de como gerar uma cópia colorida ou em preto e branco, de como reduzir o arquivo para não precisar utilizar uma pequena fração da folha.

Da perda de tempo por se desconhecer como selecionar o número exato de cópias desejadas ou de como escolher a impressora correta no computador para enviar o arquivo, de como enviar um arquivo via Bluetooth, ou ainda pelas dificuldades proporcionadas pela troca dos cartuchos ou toners de tinta.

 

Outsourcing de impressão: o que é?

 O significado de outsourcing de impressão, em inglês, seria algo como “fonte externa”, já que out = fora e sourcing = fonte.

Ou seja, outsourcing pode ser encarado como uma fonte de recursos externos, um serviço de terceirização que proveem com equipamentos e serviços determinado setor de uma empresa.

Com essa informação, fica claro que o próprio termo outsourcing de impressão evidencia que o setor no caso se trata do departamento responsável em reproduzir cópias físicas e digitais de documentos e arquivos.

É o ramo que as empresas de outsourcing de impressão no Brasil atuam: na terceirização dos serviços relacionados nesse segmento com o intuito de reduzir os custos gerados na empresa, melhorar e estabelecer um padrão de qualidade na reprodução da documentação a ser duplicada.

Evitar perda de tempo de outros setores para cuidar da manutenção e reabastecimento do maquinário utilizado e controlar e proteger a circulação dos arquivos que necessitam de cópia.

 

Como funcionam as empresas de outsourcing de impressão?

As prestadoras de serviço da área de outsourcing de impressão primeiro fazem uma análise da necessidade de cópias mensais da empresa para avaliar a quantidade de material que deverá fornecer para um suporte adequado.

Depois desse exame, decidem se oficializam uma proposta ou não a empresa contratante, já que se a demanda for pequena, poderá não valer a pena para nenhuma das partes a contratação do serviço.

Apresentada a proposta e havendo o entendimento mútuo das partes, a empresa de outsourcing de impressão passa para fase de instalação e configuração da aparelhagem multifuncional referente a impressão, duplicação e escaneamento.

Dependendo das características da contratante, o trabalho de reprodução dos arquivos poderá ficar a cargo exclusivamente dos profissionais da terceirizada ou estes também poderão ficar responsáveis em treinar os funcionários da empresa quanto a utilização do material. Isto evita o desperdício e perda de tempo por motivo de equívocos operacionais.

Por fim, superada essas fases, caberá a empresa de outsourcing de impressão acompanhar e gerenciar os serviços envolvendo o setor, observando sempre o período adequado para reposição de material (a quantidade restante de tinta é monitorada remotamente e a reposição é acionada sempre antes do término da mesma), manutenções preventivas e implementações de melhorias para evolução da qualidade e eficiência do departamento.

 

Outsourcing de impressão e suas vantagens

Como citado nos primeiros parágrafos, a contratação de uma empresa de outsourcing de impressão oferece como vantagens o fim dos gastos excessivos devido a má utilização do equipamento de reprodução de cópias.

O uso adequado do material de impressão e xerox beneficia a vida útil dos componentes que o constitui proporcionando a redução de trocas de peças ao longo de um período, que é o mesmo que dizer: menos grana torrada para manutenção.

Também oferece como vantagem maior produtividade e eficiência, porque vai diminuir significativamente o tempo da primeira impressão, economia de tempo, porque não será mais necessário esquentar a cabeça com compra e instalação de peças, o que deixará o departamento de TI com mais tempo livre para se dedicar aos assuntos de maior relevância, controle sobre a papelada duplicada.

Pois é possível estabelecer um limite para cada funcionário ou setor quanto ao número de impressões ou cópias a ser realizar em determinado período; rastrear a data e origem do pedido da reprodução de documentos específicos e até a opção de se colocar senhas individuais para o uso do equipamento.

 

Conclusão

Outsourcing de impressão é o serviço de terceirização do departamento referente a cópias, impressões e digitalizações de arquivos de um empreendimento fornecido por empresas especializadas que elaboram um exame detalhado sobre as necessidades operacionais da contratante para apresentar uma proposta de contrato.

A empresa de outsourcing de impressão fica responsável por fazer toda a instalação do equipamento, configurá-lo, atualizá-lo, operacionaliza-lo e treinar o corpo de funcionários que precisam utilizar o material de cópia e impressão frequentemente.

As vantagens de se contratar uma empresa de outsourcing de impressão são:

  • Redução de gastos desnecessários;
  • Aumento da vida útil do equipamento;
  • Aumento da produtividade e eficiência com a diminuição do tempo de impressão;
  • Instauração e manutenção de padrão de qualidade de cópias e impressões;
  • Economia de tempo ao evitar a necessidade de mobilizar funcionários diretos para manutenção e troca de equipamentos;
  • Mais tempo livre para que funcionários de outros departamentos se empenhem em assuntos de maior relevância.
  • Controle de impressões e cópias por setor ou funcionário;
  • Rastreamento de pedidos de duplicatas de documentos específicos;
  • Implementação de senhas individuais para aumentar o controle

Uma boa dica para a contratação de outsourcing de impressão em SP é avaliar se a empresa tem experiência no mercado, se é certificada e se conta com numerosa e prestigiada carteira de clientes.

Por isso vale a pena conhecer os serviços da SP.Com, há 15 anos prestando serviços outsourcing de impressão com excelência.

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