Como funciona por trás do Outsourcing de Impressão

Como funciona por trás do Outsourcing de Impressão

A contratação de empresas de outsourcing de impressão no Brasil vem crescendo muito devido as dificuldades financeiras que a grande maioria dos negócios enfrenta nos últimos anos.

Os gastos com equipamentos de impressão como impressoras, scanners e os suprimentos necessários para que tudo continue funcionando são consideravelmente altos e muitas vezes as empresas acabam não se atentando para essa importante fonte de desperdício de recursos financeiros.

Entenda mais sobre como funciona o outsourcing de impressão e todos os passos necessários para que o projeto seja implantado de forma satisfatória na sua empresa.

Como funciona o outsourcing de impressão?

Ao contrário do que muita gente imagina, o outsourcing de impressão não se resume apenas a locação de impressoras para empresas.

Trata-se de um processo de terceirização de todo o serviço de cópias e impressões realizadas por uma empresa, que abrange desde a colocação dos equipamentos de impressão até o fornecimento de todos os insumos necessários para a realização dos serviços.

Agora que ficou mais claro o que é o outsourcing de impressão, vamos descrever as etapas necessárias para que o projeto de implementação seja bem-sucedido.

1ª Etapa – Levantamento de dados

O primeiro passo desse processo é a fase onde será feito o levantamento de todos os dados que envolvem o processo de impressão da empresa.

Com os números referentes ao volume de impressões realizadas e todos os outros custos que o contratante tem com essa atividade é feita uma análise das necessidades reais do contratante para que seja possível determinar a melhor solução para cada cliente.

2ª Etapa – Envio da proposta pela empresa de outsourcing de impressão

A proposta enviada pela empresa de outsourcing de impressão será preparada levando em consideração todas as necessidades identificadas na fase anterior do projeto.

Esse contrato deverá englobar não apenas o aluguel de impressoras, mas também o fornecimento de suprimentos, manutenção, atualizações periódicas de máquinas e softwares e treinamento de toda a equipe.

3ª Etapa – Implantação

Depois de aprovada a proposta é o momento de dar início a implantação. Agora é o momento onde todos os equipamentos como máquinas e impressoras são instalados e configurados no espaço do contratante pela empresa de outsourcing de impressão.

A partir desse momento o contratante começa a se familiarizar com os novos equipamentos e softwares disponíveis, e a redução de custos de impressão é imediata, pois todos os funcionários da empresa deverão passar por treinamento que os coloque cientes dos novos processos adotados pela empresa.

4ª Etapa – Operação

Nos primeiros dias após a implantação do projeto é comum que a empresa de outsourcing de impressão mantenha um ou mais funcionários de sua equipe para acompanhar o andamento das operações, garantindo que tudo esteja funcionando perfeitamente e orientar os funcionários do contratante caso surjam dúvidas.

Manutenção do outsourcing de impressão

Sempre que houver necessidade de reparos basta o cliente entrar em contato com a empresa de outsourcing de impressão relatando o problema e solicitando a presença de um técnico no local.

A manutenção, tanto preventiva quanto corretiva deve fazer parte do contrato e representa, além de uma grande economia de dinheiro, um ganho considerável em agilidade para que os equipamentos não fiquem parados por muito tempo.

Conclusão

É importante que todos as etapas do processo de implementação do outsourcing de impressão sejam realizadas de maneira séria e profissional, pois o que está em jogo é muito maior do que apenas as impressões que a empresa precisa realizar.

Mostrar a todos os funcionários como funciona o outsourcing de impressão é essencial para que o projeto seja bem-sucedido ao longo do tempo.

Contar com uma empresa de outsourcing de impressão pode se tornar um diferencial competitivo a medida que essa redução de custos possibilita investimentos em outras áreas essenciais para o sucesso da sua empresa.

 

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