Como funciona o serviço de locação de impressora?

Como funciona o serviço de locação de impressora?

Está cansado de gastar tempo e dinheiro com troca de cartuchos, toners e peças da impressora que por motivos aparentemente inexplicáveis se deterioram rapidamente?

Ou de sempre precisar mexer na configuração para fazer atualizações, reconhecimento de computadores na rede e para que as impressões e cópias saiam sempre no padrão de sua preferência?

É provável que já tenha pensado em contratar um serviço de locação de impressoras, ou ao menos ter ouvido falar dessa possibilidade, e se não entrou em contato com alguma prestadora do gênero pode ser que tenha alguma dúvida ou resistência que esteja lhe impedindo de dar esse passo que para muitas empresas significou um grande alívio em termos de economia e ganho de tempo.

Neste artigo pretendemos tirar todas as dúvidas que possa ter a respeito explicando o procedimento das empresas de locação de impressoras e quais as vantagens de contratar o serviço.

A locação de impressoras

Primeiro tenha ciência que uma empresa de locação de impressoras séria não vai de primeira apresentar uma proposta sem antes fazer uma análise de sua real necessidade.

Pois se você for um microempreendedor ou um profissional home office com uma demanda muito baixa de impressões e cópias por mês, poderá não valer a pena para a empresa, na verdade para ambas as partes, deixar a disposição um de seus equipamentos no local.

Também se avalia nessa análise o número ideal de impressoras para atender a sua demanda e a necessidade de treinar funcionários de sua empresa para que usem de maneira eficiente o equipamento – isto evita gastos desnecessários.

Segundo e terceiro passo: proposta e instalação

Após a análise, a empresa de locação de impressoras, entendendo que se trata de um negócio viável, apresentará uma proposta incluindo todo o material que julga imprescindível para suprir as necessidades operacionais de sua empresa no departamento de impressões e cópias.

Essa proposta defini o valor da mensalidade a ser paga pelo uso do aparelho(s) e pelo número médio de cópias e impressões previstas.

Atente-se que no serviço de locação de impressoras esse número de cópias e impressões é flexível. Se passar do limite ou ficar aquém do teto em um mês para outro, não há alteração de preços, pois o que se avalia é a média ao longo de um período para se definir a ampliação do número limite, manutenção ou redução do mesmo na ocasião de renovação de contrato.

Outro detalhe interessante da locação de impressoras é que não se cobra pela manutenção do equipamento e pela troca de cartuchos ou toners.

Feita a proposta e estando dentro das condições do contratante, o passo seguinte é a instalação e configuração do maquinário na sua empresa. Fase inteiramente executada pelos profissionais capacitados da empresa de locação de impressoras.

Para saber de outros detalhes, sugerimos a leitura de Vale a pena alugar impressoras?

Quarto passo: treinamento

Superado o estágio da implantação do aparato técnico, a empresa de locação de impressoras se colocará a disposição para orientar os funcionários de sua empresa que precisam utilizar o equipamento com frequência para realizar as tarefas cotidianas. Essa fase é muito importante, porque o principal motivo do desperdício de material e do desgaste dos componentes internos das impressoras é a falta de conhecimento sobre como operar as máquinas corretamente, quais as funções que apresentam e a utilidade de cada uma delas.

Observa-se também que a empresa de locação de impressora deixa a disposição um help desk para as eventualidades de situações que necessitam de suporte.

 

Quinto passo: gerenciamento

Após a fase de treinamento, o papel da empresa de locação de impressoras será de gerenciar as ocasiões de troca de suprimentos, que por via remota consegue determinar o momento exato de realizar recargas ou manutenção preventivas antes de se esgotar os recursos, evitando que a qualidade das impressões e cópias sejam prejudicada.

Vantagens da locação de impressoras

As principais vantagens da locação de impressora são:

  • Redução de gastos desnecessários com má utilização dos equipamentos;
  • Diminuição do tempo de impressão da primeira folha;
  • Sem despesa com manutenção e recarga de cartuchos e toners;
  • Sem perda de tempo com configurações e atualizações de sistemas;
  • Padrão de qualidade;
  • Controle de cópias e impressões por meio de senhas por setor ou indivíduos;
  • Rastreio da origem de pedidos de impressões e cópias.

Conclusão

O serviço de locação de impressoras opera seguindo 5 etapas:

  • Análise da demanda do cliente;
  • Elaboração e oficialização de uma proposta comercial;
  • Implantação e configuração de equipamento(s);
  • Treinamento de funcionários;
  • Gerenciamento de recargas e manutenção de peças.

Se deseja contratar agora uma empresa de locação de impressoras ou conhecer mais a respeito do trabalho de uma, entre em contato com a SP.Com Informática, há 15 anos prestando serviços de excelência.

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