Como diminuir os custos da sua empresa com Outsourcing de Impressão

Como diminuir os custos da sua empresa com Outsourcing de Impressão

Contratar os serviços de empresas de outsourcing de impressão no Brasil é uma saída cada vez mais utilizada pelas empresas que precisam reduzir seus custos para continuarem sendo competitivas nos mercados onde atuam.

Para muitos empresários e gestores, o termo outsourcing de impressão é significado de redução de custos imediata. Em muitos casos essa afirmação é apenas uma meia verdade.

Veja agora pontos importantes a serem observados para que você saiba como diminuir os custos da sua empresa com outsourcing de impressão.

 Faça uma análise detalhada das necessidades da sua empresa

Muitos clientes que contratam empresas de outsourcing de impressão no Brasil cometem um grande erro nesse ponto.

Se você, empresário ou gestor, não faz ideia da demanda real dos serviços de impressão utilizados pela sua empresa, essa etapa pode ser decisiva para a redução dos seus custos.

Faça um levantamento de volume de impressões realizadas, consumo de toners, cartuchos, fitas, papel, o custo de aquisição de cada equipamento, a depreciação de cada impressora, scanner e outros equipamentos que possam ser utilizados.

Com todos esses dados em mãos, analise se a demanda de sua empresa está adequada a todos os equipamentos, insumos e estoques existentes. É provável que a sua demanda seja menor, por isso seus custos são altos.

Somente depois dessa analise minuciosa comece a procurar por empresas de outsourcing de impressão que possam promover a redução de custos desejada. 

Veja também: Passo a passo para calcular os custos de impressão da sua empresa.

Atenção ao nível de serviço acordado

Ao contratar empresas de outsourcing de impressão é comum os contratantes optarem por acordos onde o nível de serviço entregue pelo contratado seja exatamente o que a empresa precisa para realizar suas atividades. Por mais que isso pareça uma forma de economizar recursos, em pouco tempo essa certeza pode cair por terra.

Se sua empresa precisar absorver uma grande demanda de trabalho que supere a capacidade dos equipamentos instalados pela empresa de outsourcing de impressão, e o seu contrato prevê apenas a utilização das máquinas já instaladas, será necessário que você contrate maquinas extras, com um custo maior do que o que você já tem em contrato.

Procure sempre negociar com as empresas de outsourcing de impressão uma margem de segurança em seus contratos, para que picos de demanda não se tornem menos lucrativos para o seu negócio.

Mantenha um padrão de equipamentos

Contar com uma grande variedade de equipamentos no parque de impressões faz com que os custos com manutenções e suprimentos sejam mais altos do que quando trabalhamos com equipamentos similares.

 Utilizar equipamentos que conversem entre si pode, além de reduzir custos, representar um ganho de produtividade muito interessante o seu negócio.

Aposte na bilhetagem de impressão

A bilhetagem de impressão é uma das maiores vantagens de contratar uma empresa de outsourcing de impressão.

Através do software de gerenciamento de impressões o contratante pode analisar os relatórios e identificar pontos de melhoria em seus processos, como impressões desnecessárias, substituição de impressões coloridas pelas em preto e branco e todos os tipos de ajustes necessários para otimizar cada vez mais os serviços de impressão.

Priorize as impressoras multifuncionais

A comunicação digital facilita a vida de todos, de pessoas comuns a grandes corporações. Se há pouco tempo atrás precisamos de equipamentos distintos para realizar nossas atividades, hoje é possível executar cada vez mais tarefas com um único equipamento.

As impressoras multifuncionais são o maior exemplo dessa integração de várias funções em um único equipamento. Realizando cada vez mais funções como digitalização, impressão, envio de informações e impressões, essas impressoras podem oferecer uma ótima relação custo-benefício.

Dando preferência para essas impressoras na hora de fechar contrato com empresas de outsourcing de impressão é possível economizar um número menor de equipamentos entregues pela contratada, fazendo com que o valor final do contrato seja menor.

Promova a conscientização de todos os funcionários

Você pode contratar uma empresa de outsourcing de impressão, otimizar seus processos e tudo mais que julgar necessário, mas nenhuma dessas ações trará resultados efetivos se as pessoas que utilizam esses serviços não o fizerem de forma consciente.

Mostrar a todos os impactos do uso sem necessidade dos recursos de impressão é o primeiro passo para conseguir uma redução real de custos após a contratação de uma empresa de outsourcing de impressão.

Conclusão

Para reduzir os custos da sua empresa com outsourcing de impressão é necessário que o contrato fechado seja muito bem analisado, para que custos desnecessários sejam evitados.

Acordos que não possuem uma margem de segurança para picos de demanda acabam sendo menos vantajosos em casos de necessidade de aumento do volume de impressões realizadas.

Somente a atenção aos detalhes garante a redução dos custos da sua empresa com outsourcing de impressão.

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